办公自动化条件下电子文件的管理论文

　　一、文书档案管理办公自动化的特点

1、办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的最大优势，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷。

2、文件和文字信息得到充分交流与共享。运用计算机技术使档案管理由案卷级深入到文件级，由途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征管理到内、外部特征合并管理。依托网络技术的发展，实现档案信息与载体分离利用，与其它信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。它不受空间的限制，保证了较高的查全率和查准率，并通过网络服务的'这个宽广的平台，更好地了解其他档案部门工作概况、工作重点和最新最快的档案信息动态。

3、电子文件保存具有稳定性。

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长的多。纸张中的纤维素在一定的条件下，容易破坏，在档案保存过程中，稍不注意就可能发生不可挽回的损失。电子文件可选择不同载体进行多种方式的存储。如VCD、DVD光碟小容量的U盘，大容量的移动硬盘等，这些载体存、读方便快捷，易于传递且储存时间长，具有相对稳定性。

　　二、电子文件的归档方式

1、借助计算机信息管理网，开通电子文件专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网，这些文件反映了职能活动的概貌。上传前对文件格式进行统一转换，在一定程度上保证了数据的通用性。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，并利用网络技术向档案部门传输。

2、选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越重视信息工作的系统化和标准化水平，由“分散各异”转向“集中统一”保存有价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径。

3、电子文件保密性受限制。电子文件的内容易于变化，使得文件保密性减弱；电子文件易于修改，内容的变化性要比纸质文件大得多。电子文件不具有特定的字迹，无法从字迹上分辨原始性，而且不能为每一份电子文件盖印和亲自签名。

　　三、几点措施

1、办公自动化系统内、外网隔离。在内部网络与外网之间设置物理隔离，过滤进出网络数据，管理进出网络的访问行为，封堵一些禁止业务，记录信息内容活动对网络攻击的检测和警告。

2、提高档案人员的素质。提高

档案人员业务技能，要从硬件的投入上下功夫，不断改善硬环境。以“自学为主，培训为辅”，形成可持续教育机制，以确保档案人员素质，随时代变化而不断提高。加大档案部门间、区域间的系统合作力度，不断增加档案部门和档案人员的信息源和增强创新思维。